1. Allgemeine Regelungen zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen
Es gilt zur steuerlichen Anerkennung des Betriebsausgabenabzugs von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb gemäß § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG in Verbindung mit R 4.10 Absatz 5 bis 9 EStR.
1.1 Erforderliche schriftliche Nachweise
- Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung müssen schriftlich nachgewiesen werden.
- Höhe der Aufwendungen muss ebenfalls dokumentiert werden.
- Diese Angaben sind zeitnah zu machen, dokumentiert durch ein formloses Dokument, den sogenannten Bewirtungsbeleg.
1.2 Rechnungsvorlage und Anforderungen
- Bei Bewirtungen in einem Bewirtungsbetrieb ist die Rechnung der Bewirtung beizulegen.
- Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein.
- Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 € (Brutto)) müssen die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein.
2. Spezifische Anforderungen an die Bewirtungsrechnung
2.1 Inhalt der Rechnung
- Name und Anschrift des Unternehmers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer.
- Leistungsbeschreibung muss detailliert die Art und Menge der Bewirtung angeben.
- Leistungszeitpunkt muss auf der Rechnung angegeben sein.
- Rechnungsbetrag und optional ausgewiesenes Trinkgeld.
2.2 Dokumentation und Formvorschriften
- Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion gemäß § 146a Abs. 1 AO.
- Rechnungen müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein.
- Bei Ausfall der TSE sind alternative Kennzeichnungen auf dem Beleg erforderlich.
3. Digitalisierung von Bewirtungsbelegen
3.1 Digitale und digitalisierte Eigenbelege
- Digitaler Eigenbeleg: Muss digital erstellt oder digitalisiert werden.
- Verknüpfung: Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen müssen mit Eigenbelegen verbunden werden.
- Dokumentation: Alle Vorgänge müssen elektronisch dokumentiert und nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) aufbewahrt werden.
4. Internationale Bewirtungen
Bewirtungsaufwendungen im Ausland müssen die gleichen Anforderungen erfüllen wie im Inland, sofern keine glaubhaften Ausnahmefälle nachgewiesen werden.
5. Übergangs- und Anwendungsregelungen
Diese Vorschrift ersetzt frühere Regelungen und ist auf alle offenen Fälle anwendbar, wobei für Belege, die bis zum 31. Dezember 2022 ausgestellt wurden, bestimmte Vereinfachungen gelten.
Link zum amtlichen Einkommensteuer-Handbuch