Was bedeutet GoBD-konform digital oder elektronisch zu archivieren?

In der modernen Buchführung ist die korrekte Archivierung von Belegen nicht nur eine Frage der Organisation, sondern auch der rechtlichen Konformität. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) bilden das Fundament für die rechtlich einwandfreie digitale und elektronische Archivierung in Deutschland. Dieser Beitrag erläutert, was es bedeutet, Belege GoBD-konform digital oder elektronisch zu archivieren.

1. GoBD – Was ist das?

Die GoBD sind Vorschriften des deutschen Bundesfinanzministeriums, die festlegen, wie geschäftliche Unterlagen, insbesondere Buchungsbelege, aufbewahrt werden müssen. Sie zielen darauf ab, eine transparente und nachprüfbare Aufbewahrung sicherzustellen, die auch digitale Prozesse umfasst.

2. Analoge und digitale Belege

Die GoBD unterscheiden zwischen analogen und digitalen Belegen:

• Analoge Belege: Papierrechnungen oder Quittungen müssen in ihrer physischen Form aufbewahrt werden, um den GoBD-Anforderungen gerecht zu werden. Diese Belege müssen in Ordnern und Aktenschränken gelagert werden und sind für den Vorsteuerabzug nach § 14 UStG zulässig.
• Gescannte Papier-Rechnungen: Diese gelten als digitale Kopien und können unter bestimmten Umständen das Original ersetzen. Voraussetzung ist, dass sie den GoBD-Vorschriften entsprechend gescannt werden. Nach dem Scannen ist das Original für weitere Verarbeitungen zu sperren und der Scan in einem digitalen, GoBD-konformen Archiv zu speichern.

3. Rechnungen in elektronischer Form

Die Archivierung elektronischer Rechnungen, einschließlich PDFs und Bildformaten, erfordert ebenfalls GoBD-Konformität:

• Rechnungen in Bildformaten: Ein digitales Abbild einer analogen Rechnung muss GoBD-konform archiviert werden und ist für den Vorsteuerabzug zulässig, sofern der Empfänger zugestimmt hat.
• PDF-Rechnungen: PDFs, die als Anhang einer E-Mail versendet werden, erhöhen die Vertrauenswürdigkeit der Rechnung und müssen in einem digitalen, GoBD-konformen Archiv gespeichert werden, um die Anforderungen für den Vorsteuerabzug zu erfüllen.

4. Digitale Archivierung von Handels- und Geschäftsbriefen in Form von E-Mails

E-Mails, die geschäftliche Korrespondenzen enthalten, fallen ebenfalls unter die GoBD-Richtlinien. Diese müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit vollständig und unverändert zugänglich sind, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden. Dies sichert nicht nur die rechtliche Anerkennung der Dokumente, sondern gewährleistet auch deren Verfügbarkeit bei steuerlichen Prüfungen.

5. Möglichkeiten der digitalen Archivierung

Es gibt verschiedene Ansätze zur GoBD-konformen digitalen Archivierung, jede mit ihren spezifischen Vor- und Nachteilen:

• Im Windows-Datei-System: Diese Methode ist möglich, aber nur mit einer zusätzlichen Lösung, die die Windows-Ordner überwacht und sicherstellt, dass keine Daten unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Diese Lösungen können Compliance sicherstellen, erfordern jedoch eine sorgfältige Einrichtung und Wartung.
  • GoBD-Wächter Software: Diese Softwarelösung ist ideal für kleinere Unternehmen, die eine einfache Möglichkeit suchen, ihre Dateien GoBD-konform zu überwachen und zu archivieren, ohne komplexe DMS-Systeme einsetzen zu müssen. Der GoBD-Wächter installiert sich auf lokalen Windows-Systemen und überwacht ausgewählte Ordner, um sicherzustellen, dass alle Dateioperationen lückenlos protokolliert werden. Die Daten bleiben sicher auf dem eigenen Rechner oder Server, und die Einrichtung sowie die Nutzung sind unkompliziert und direkt auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten.
    Webseite des GoBD-Wächters
• Ein Dokumentenmanagement-Programm auf dem eigenen Rechner bzw. Server: Diese Systeme bieten umfassende Möglichkeiten zur Indexierung, Suche und Archivierung von Dokumenten. Vorteile sind die Kontrolle und Sicherheit durch lokale Speicherung. Nachteile können in den hohen Anfangsinvestitionen und dem Bedarf an IT-Support liegen.
• Ein DMS in der Cloud: Cloud-basierte DMS-Lösungen bieten Flexibilität und Skalierbarkeit, können von überall zugänglich sein und reduzieren den internen IT-Aufwand. Sie erfordern jedoch eine sorgfältige Auswahl des Anbieters
  • Der „GoBD-Archivar“ ist eine webbasierte Lösung zur digitalen Archivierung, die kleinen und mittleren Unternehmen hilft, Dokumente und E-Mails GoBD-konform zu speichern. Die Plattform ermöglicht automatische wie auch manuelle Ablagen und integriert eine OCR-Volltexterkennung zur einfachen Durchsuchbarkeit der Dokumente. Mit dem GoBD-Archivar können Unternehmen ihre Daten sicher und effizient verwalten, wobei keine lokalen Installationen erforderlich sind, da der Zugriff über gängige Webbrowser erfolgt. Weitere Details finden Sie direkt auf der Webseite des GoBD-Archivars.