Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind für jede Person, die im Bereich der Buchhaltung oder in einem Unternehmen tätig ist, von entscheidender Bedeutung. Diese Vorschriften sichern die Einhaltung der steuerlichen Anforderungen.
Ein wichtiger Aspekt der GoBD ist die genaue Definition, welche Dokumente digital zu archivieren sind. Dazu zählen sämtliche Daten und Belege, die steuerlich relevant sind, wie Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe, sowie Buchungsbelege. Diese müssen so gespeichert werden, dass sie während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erhalten bleiben:
Digitale und Elektronische Belege:
- Digitale Belege:
- Gescannte Papierbelege: Diese entstehen durch das Scannen physischer Dokumente, die dann als Bilddateien oder PDFs gespeichert werden.
- Digitale Fotos von Belegen: Fotos von Rechnungen oder Quittungen, die mit einem Smartphone oder einer Kamera aufgenommen und digital gespeichert werden.
- PDF-Dokumente: Digitale Originale oder gescannte Kopien von Rechnungen und Quittungen, die als PDF-Datei gespeichert werden.
- Digitale Handels- und Geschäftsbriefe: Elektronisch erstellte oder gescannte Kopien von geschäftlicher Korrespondenz, die in digitaler Form gespeichert werden.
- Elektronische Belege im strukturierten elektronischen Format nach EN 16931:
- E-Rechnungen: Diese Kategorie umfasst speziell entwickelte Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X, die sowohl maschinenlesbare Daten (XML) als auch visuell interpretierbare Informationen (PDF) enthalten, um die Integration in Systeme und die Automatisierung zu unterstützen.
- XRechnung: Ein XML-basiertes Format, entwickelt für die öffentliche Verwaltung in Deutschland.
- ZUGFeRD und Factur-X: Kombinieren PDF und XML zu einer Datei, die sowohl maschinenlesbar als auch für Menschen lesbar ist, um eine effiziente Verarbeitung und Archivierung zu ermöglichen.
- E-Rechnungen: Diese Kategorie umfasst speziell entwickelte Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X, die sowohl maschinenlesbare Daten (XML) als auch visuell interpretierbare Informationen (PDF) enthalten, um die Integration in Systeme und die Automatisierung zu unterstützen.
Der Hauptunterschied zwischen digitalen und elektronischen Belegen liegt in ihrer Struktur: Während digitale Belege einfach digitalisierte Kopien ohne spezielle Formatierung für automatisierte Systeme sind, sind elektronische Belege speziell für die maschinelle Verarbeitung strukturiert.
Ein weiteres wesentliches Element der GoBD ist die Beweiskraft der Buchhaltung. Die ordnungsgemäß geführte Buchhaltung dient als wichtiger Beweis in steuerlichen Angelegenheiten. Bei Mängeln in der Buchführung kann das Finanzamt eine Hinzuschätzung vornehmen, was zu erheblichen steuerlichen Nachforderungen führen kann.
Eine Auseinandersetzung mit den GoBD ermöglicht das offizielle Dokument des Bundesministeriums der Finanzen, das unter diesem Link zugänglich ist. Dieses Dokument gibt detaillierte Informationen zu allen Anforderungen und Regelungen, die im Rahmen der Buchhaltung beachtet werden müssen.
GoBD 2019:
Anpassung bzw. Änderung der GoBD 2019 in 2024